Автоматизация бизнес-процессов внутри холдинга и борьба с последствиями «зоопарка систем»

По мере развития любого бизнеса он обрастает учётными системами, дополнительными модулями и сервисами для организации работы с документами, финансами, логистикой, товарной номенклатурой, клиентами. Многообразие этих систем (ERP, CRM, ECM и т. д.) часто называют «зоопарком» за то, что чаще всего это выглядит как разрозненный набор ИТ-решений, чем единая экосреда.

Разрозненность может привести к проблемам при обмене данными как между внутренними подразделениями и филиалами компании, так и при работе с внешними контрагентами.

Банальные процессы, связанные с отправкой и обработкой заказов на поставку, могут потребовать значительных ресурсов. Как построить оптимальный маршрут, вовремя отгрузить или принять на складе заказ, как передать товар на нужный склад и в точный момент времени.

Например, представим некую производственную компанию Х, которая решает открыть филиал в соседнем городе. Расширение географии бизнеса приводит к усложнению структуры холдинга. Вслед за производством появляются новые склады или торговые точки. Для каждой бизнес-единицы компания разрабатывает самостоятельно или покупает учётную систему – 1С, SAP, Axapta и т. д. И, хотя каждый филиал компании после этого показывает эффективную работу в рамках своего направления, у неё начинаются проблемы с документооборотом из-за невозможности наладить сквозной обмен данными в единых форматах. И электронный документооборот как технология в этом случае вызывает больше вопросов, нежели предлагает решение.

Аналогичные проблемы компания получает при расширении бизнеса путём слияний и поглощений на рынке. В таком случае идентичные подразделения уже объединённого холдинга могут работать в несочетаемых друг с другом системах. Настроенные между системами интеграционные соединения могут иметь запутанный вид и любое расширение «зоопарка систем» лишь приведёт к необходимости увеличивать количество внутренних интеграций.

Даже сама компания зачастую не может понять, какие у неё существуют маршруты прохождения документов. Если отдельные звенья и элементы бизнеса ещё работают с друг с другом напрямую, то вся система не является целостной.

В таких случаях есть несколько общих черт:

Множественность систем.

Ключевой параметр, который выявляется наличием систем, отличающихся версионностью или принадлежностью к тому или иному вендору.

Рост материальных затрат на ИТ.

Поддержка «зоопарка систем» требует значительных инвестиций в ИТ. Сюда входят расходы на доработку и обновление модулей и коннекторов, используемых для объединения разрозненных систем в единую цепь.

Высокие расходы на базовые процессы.

Речь идёт об общем объёме всех финансовых и временных ресурсах, требующихся для обработки данных и документов. Поскольку разрозненность систем вынуждает проводить часть операций вручную, то простейшая передача документа из одной ERP в другую без интеграции займёт неоправданную трату трудовых ресурсов.

Рост рисков при использовании самописных систем.

Это интересно!  Облачные технологии в строительстве

Этот фактор тяжело поддается формальному анализу, но играет серьёзную роль. Ошибка или сбой, произошедший в таких системах, может привести к остановке отгрузок, исчезновению заказов, получению штрафов от контрагентов, поскольку саппорт самописных систем – это долго и дорого.

Многообразие ИТ-решений: как справиться со сложностями управления

Главной проблемой «зоопарка систем» является сложность организации и поддержки всего многообразия ИТ-решений в рабочем состоянии. Есть несколько решений, которые помогают справиться с этими задачами.

Коннекторы

Они решают локальные задачи при соединении систем, но представляют собой не самое лучшее решение. Для синхронизации обмена данными с помощью коннекторов придётся соединять буквально каждую систему с каждой, что выльется в большие трудозатраты и расходы бюджета холдинга.

Для каждой ERP в каждой конкретной ситуации потребуется создать уникальный коннектор, учесть весь workflow и маршруты прохождения документов, решить вопросы трансформации данных в подходящие форматы. И даже если компания сможет это всё реализовать, ей потребуется поддерживать все коннекторы в рабочем состоянии, следить за обновлением систем и оперативно дорабатывать все свои решения.

Системная интеграция

Передача задач по соединению систем на аутсорс – лучше попыток пройти интеграционный путь своими силами. Результата можно добиться быстрее и дешевле, поскольку системные интеграторы уже имеют необходимый опыт. Однако, такой выбор тоже не является идеальным, поскольку он не меняет суть проблемы – «зоопарк систем» остаётся на своём месте. Стороннему подрядчику придётся вникать в суть проекта и изучать существующие процессы.

Системные интеграторы могут разработать некое универсальное решение для соединения систем, но со временем оно также потребует доработок и обновлений. И это мало чем будет отличаться от варианта использования «самописных» коннекторов.

Объединение потоков данных

Этот путь представляется максимально эффективным по оценкам трудозатрат, надёжности и объёму инвестиций. Он предполагает вынесение всего пула задач по обмену данными и документообороту на сторону интеграционной системы или шину. Внутренним системам достаточно будет лишь в облегчённом варианте единожды соединиться с интеграционной шиной, чтобы передать данные. Обработка, маршрутизация и трансформирование будет проходить внутри шины. Это сократит количество необходимых интеграционных соединений и позволит

Если в компании существуют задачи получения документов в электронном виде, прикрепления к ним электронной подписи, заверения главным бухгалтером и обработки документации, то при использовании интеграционной шины всё это выносится в отдельный центр управления. Этот подход не меняет сложившейся ИТ-инфраструктуры и предполагает минимальные доработки учётных систем.

От рутинных операций к автоматизации

Вынесение процессов по обработке документов на внешний шлюз позволяет заменить рутинные операции, которые ранее выполнялись бухгалтером, на автоматизированные алгоритмы и сценарии обработки. Речь о выставлении счетов, подписании, валидации, преобразовании, маршрутизации документов в электронном виде. Автоматизация позволяет убрать лишнее звено в виде человека.

Это интересно!  Аренда облачного сервера

Пример №1

В одном из автомобилестроительных холдингов было несколько подразделений, где использовались различные ERP – 1С и SAP. Каждая учётная система выполняла свою функцию, а документооборот оценивался в 10-20 тыс. бумаг в месяц. Основной объём работы бухгалтерия выполняла вручную: сотрудники сверяли данные и вводили информацию сразу в несколько систем. Чтобы оптимизировать эти процессы автопроизводитель внедрил интеграционный комплекс, автоматизировавший передачу электронных документов. Решение позволило конвертировать документы из одного формата в другой, легко синхронизировав обмен данными между 1С и SAP. Одновременно с этим уменьшился объём ручного труда, сотрудники получили время для выполнения более интеллектуальных задач и повысили свою продуктивность.

Пример №2

Крупная торговая сеть работала со своими филиалами и подразделениями по достаточно сложной схеме – документы между ними проходили большую и запутанную цепочку обработки и согласований на различных этапах. Появление ошибок в документах зачастую тормозило все процессы. Ритейлер принял решение внедрить интеграционную шину, позволившую убрать промежуточные стадии в документообороте между сторонами сделок. Холдинг упорядочил работу подразделений, собрал все данные в едином архиве, структурировал информацию о своих поставках, сократил затраты на ручной труд операционистов и бухгалтеров, уменьшил риски появления сбоев.

Пример №3

Компания занималась сдачей помещений в аренду и у неё был колоссальный объём документов, которые требовали срочной и быстрой обработки. Для этого была создана собственная ERP, позволившая работать с контрагентами и их документами. Специально для контрагентов был создан веб-кабинет, в котором происходило заполнение документов, после чего они поступали непосредственно в компанию. Данные прорабатывались вручную и вносились в ERP. Но на этом этапе появился юридический пробел. Поскольку между заполнением документов со стороны клиента и внесением их в ERP было промежуточное звено, придать документам юридическую значимость было невозможно. После внедрения интеграционной шины компания смогла оптимизировать процесс. Стало возможно придавать юридическую значимость электронным документам на любом этапе.

Оглядываясь на опыт многих клиентов компании Edisoft – партнера «ИТ-ГРАД», мы приходим к выводу, что объединение потоков данных в единый центр обработки – максимально удачный вариант решения многих проблем с «зоопарком систем». Но если вы уже успели навести порядок с ИТ-системами – займитесь оптимизацией бизнеса. Кстати, сегодня это возможно с помощью облачных технологий. Разместив, к примеру, систему  электронного документооборота в облаке «ИТ-ГРАД», вы сможете снизить затраты на владение СЭД до 25% ежемесячно и гарантировать бесперебойную работу сервиса.

Алексей Буданов,
отдел развития бизнеса Edisoft

edisoft